۵ راهکار برای بستن گلوگاه‌های احتمالی فساد مالی در حوزه حقوق و دستمزد

0

در چندماه گذشته چندین مدیر منابع انسانی با ما تماس گرفتند و بیان کردند که افراد متولی در حوزه محاسبه حقوق و کارکرد پرسنل در سازمان ایشان مرتکب فساد مالی شده‌ است و خسارات مالی و غیر مالی زیادی را به سازمان وارد کرده است.

بسیاری از سازمان‌ها در زمینه حقوق و دستمزد با این مسائل مواجه می‌شوند که اگر از قبل برای آن فکر شده باشد، احتمال وقوع آن به نزدیک صفر می‌رسد.

ما بر این باور هستیم که یکی از دلایل اصلی عدم بهره‌وری سازمان‌های ایران وجود مسائل ریز و درشت اینچنین است که اگر بر طرف نشود، طرح‌های مدیریتی حرفه‌ای و به روز، صرفا یک سری نقاشی بی فایده خواهند بود!!!

و لازم به ذکر است که روی سخن اینطور نوشته‌ها کارکنان صادق و سالم این حوزه نیستند، بلکه روی سخن آن درصد بسیار کمی است که وارد این حوزه شده‌اند و با کارهای غیر حرفه‌ای باعث کاهش اعتبار همه فعالان حوزه حقوق و دستمزد می‌شوند.

و همانطور که ذکر شد برای افزایش مشروعیت کلی حرفه منابع انسانی، بر همه ما واجب است سیستم‌هایی را طراحی کنیم تا فاقد هرگونه شکاف برای سودجویی برخی افراد باشند. در ادامه این موارد را باهم مرور خواهیم کرد.

بررسی سوابق افراد

یک راهکار بسیار ساده که متاسفانه کمتر اجرا می‌شود همین بررسی سوابق افراد است. حتما لازم است در رابطه با همه کارکنان به ویژه کارکنانی که با مسائل مالی سر و کار دارند این بررسی انجام شود.

پیشنهاد ما هم این است که این کار حتما توسط خود سازمان شما انجام شود. مواردی مشاهده شده که افراد نامه‌ای مبنی بر رضایت کارفرمای قبلی با فرمت استاندارد ارائه نموده‌اند ولی پس از بررسی اعتبار آن نامه به کل زیر سوال رفته است!!!

در بخش آموزش‌های جذب و استخدام، به صورت کامل در مورد این موضوع صحبت کرده‌ایم که اگر علاقه‌مند بودید با کلیک روی این بخش می‌توانید این موارد را مطالعه کنید.

استفاده از سوابق بیمه

می‌توانیم از افراد بخواهیم سوابق بیمه‌ای خودشان را به ما ارائه کنند. با این کار اگر فرد موردی را در سوابق کاری ذکر نکرده باشد مشخص خواهد شد. البته اگر فرد در محل‌هایی کار کرده باشد که بیمه نشده باشد این موارد در این لست هم ذکر نمی‌شود و باید از راههای دیگر اقدام کنیم.

طراحی سیستم چند‌مرحله‌ای

اگر سازمان شما دارای این ابعاد است که چندین نفر در واحد منابع انسانی کارمند دارید، حتما فرآیند محاسبه و پرداخت حقوق را چند مرحله‌ای کنید.

یعنی مسئول محاسبه کارکرد پرسنل یک فرد تعیین شود و مسئول محاسبه حقوق فرد دیگری تعیین شود.

به این شکل اگر هم فردی به سیستم شما ورود کند و قصد فساد مالی داشته باشد در مرحله بعد مسائل کارش مشخص می‌شود.

اگر هم واحد منابع انسانی شما بسیار کوچک و محدود است برای انجام این روش، می‌توانید بخشی از این فرآیند را به عهده حسابداران شرکت محول کنید.

آموزش امنیت رایانه حرفه‌ای به متولیان

در مواردی که به ما ارجاع داده شد، پس از بررسی مطلع شدیم، این مشکل زمانی رخ داده است که یکی از افراد امنیت رایانه را کاملا مد نظر نداشته است و به طور مثال یک رمز عبور بسیار ساده (مثلا شماره مبایل خودشان) را بر روی نرم افزار حقوق و دستمزد قرار داده است و فرد خاطی به راحتی در یک فرصت مناسب از این خلل استفاده کرده است.

پیشنهاد ما به متولیان حقوق و دستمزد توجه جدی به امنیت رایانه است و پیشنهاد ما به مدیران و صاحبان کسب و کارها توجه به آموزش حرفه‌ای امنیت رایانه و امنیت شبکه برای افرادی است که اطلاعات حساس شرکت را در دست دارند.

ایجاد شبکه‌ای از مدیران منابع انسانی

این ایده در آخرین جلسه همفکری مشاورین نوین مدیران مطرح شد که از شبکه‌های اجتماعی و راهکارهای نوین امروزی استفاده کنیم و مدیران منابع انسانی در یک شبکه بزرگ حضور داشته باشند و زمانی که می‌خواهیم فردی را برای پست حساسی استخدام کنیم یک استعلام هم در این گروه بگیریم.

ممکن است فردی که امروز به شرکت شما مراجعه کرده و ظاهر بسیار سالم و حرفه‌ای دارد، اگر در این گروه استعلام شود، به این نتیجه برسیم که در سازمانی که سالها قبل کار کرده و به ما اعلام نکرده است، مسائل مالی داشته است.

بررسی سوابق آنلاین افراد (رزومه پنهان)

شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به ما کمک کند یک برداشت کلی و اولیه از رفتار و علایق افراد داشته باشیم. نوشته‌های افراد، کامنت‌هایی که نوشته‌اند، عکس‌ها و … که توسط خودشان و یا دیگران منتشر شده است در حال جایگزین شدن به جای رزومه‌های سنتی است زیرا ممکن است مواردی را آشکار کنند که به هیچ وجه افراد آن را مطرح نمی‌کنند.

این مورد امروزه کاربرد زیادی در دنیا دارد و با نام رزومه پنهان یا ردپای دیجیتال  (Digital Footprint) شناخته می‌شود.

البته دو نکته مهم را باید خاطر نشان کنم:

این کار یک کار حرفه‌ای و دارای اصول خاصی است و نباید به حریم خصوصی افراد وارد شد. اصول حرفه‌ای و ابزارهای جهانی این کار را در نوشته‌ای مجزا مطرح خواهم کرد. اگر از روش اصولی اینکار تبعیت نکنیم ممکن است به هیچ نتیجه‌ای نرسیم و یا حتی به نتایج اشتباهی برسیم.

نکته دوم هم اینکه این موارد نباید مبنای تصمیم‌گیری قرار گیرد بلکه فقط یک ابزار کمکی است برای بررسی صلاحیت افراد و در برخی موارد هم اصلا قابل اتکا نیست چون افراد می‌توانند ردپای ساختگی برای خودشان ایجاد کنند.

 

آیا تمایل دارید سایر آموزش‌ها در زمینه کشف ردپای دیجیتال (رزومه پنهان) را برای شما ارسال کنیم؟

 

یک کلیپ در مورد رزومه پنهان (ردپای دیجیتال)

 

 

 

اگر شما هم پیشنهادی در رابطه با موضوع این نوشته دارید در بخش نظرات پایین صفحه یادداشت کنید. در بروز رسانی‌های بعدی سایت، نظر ارزشمند شما با ذکر نام و سمت شما در همین صفحه منتشر خواهد شد.

 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

شانزده − هشت =