۷ راهکار برای مدیریت اثربخش جلسات کاری

0

در این نوشته می‌خواهیم راهکارهایی اجرایی را بیان کنیم که بهره‌وری جلسات کاری ما را افزایش دهد و جلسات را منشاء ایجاد تحولات بزرگ در سازمان کنیم و نباشیم مصداق این شعر که فرمودند:

پی مصلحت مجلس آراستند/ نشستند و گفتند و برخاستند

بهره‌وری جلسات از ۲ نظر بسیار مهم است.

  1. باعث خواهد شد نتایج بهتری را از یک جلسه کسب کنید.
  2. اگر احساس بی فایده بودن به افراد دست دهد بعید است بتوانید نتایج خوبی از جلسات بگیرید و افراد انگیزه‌ای برای شرکت در جلسات بعدی ندارند مگر اینکه اجباری باشد.

در این نوشته چند راهکار برای افزایش بهره‌وری جلسات را که تجربه خودم از جلسات موفقی بوده که در آن حضور داشته‌ام را بیان می‌نمایم:

 

  1. راهکار ساده ولی مهم اول

هر کاری که خارج از جلسه و به صورت انفرادی قابل انجام است به هیچ وجه نباید در جلسه انجام شود. مثلاً تهیه آمار در یک زمینه خاص باید قبل از جلسه انجام شود و در جلسه فقط ارائه شود.

بسیار مشاهده شده که وقتی از مسئول یک کار آماری خواسته می‌شود آن فرد درخواست می‌کند که زمانی به وی بدهند تا در جلسه بعد این آمار را تهیه کند و سایر تصمیم گیری‌ها و تحلیل‌های مرتبط با این آمار هم به جلسه بعد موکول می‌شود البته اگر در خاطر افراد باقی بماند.

  1. دستور جلسه

معمولاً افراد در ابتدای جلسه متوجه می‌شوند که دقیقاً قرار است چه مواردی مطرح شود و طبیعتاً آمادگی کمتری خواهند داشت و جلسات به جای اینکه کارکرد همفکری داشته باشد تبدیل به یک مجلس سخنرانی می‌شود.

برای جلوگیری از این اتفاق خوب است که دستور جلسه دقیقاً و با جزییات کامل حداقل یک هفته قبل از تشکیل جلسه برای افراد ارسال شود.

با این کار فرصت کافی موجود خواهد بود تا افراد اطلاعات، مستندات یا هر ابزار دیگری که لازم است را همراه داشته باشند.

دستور جلسه باید شامل هدف اصلی جلسه، موضوعات مورد بحث در جلسه به همراه زمان‌بندی دقیق، افرادی که قرار است موضوعی را تشریح کنند و ترتیب این ارائه‌ها باشد.

 

  1. مشخص کردن دقیق هدف جلسه

شاید فکر کنید که خب طبیعتاً همه جلسات دارای هدف مشخص است ولی آنچه به بهره‌وری یک جلسه کمک می‌کند تعریف بسیار بسیار دقیق هدف است.

یعنی مشخص کنیم مثلاً امروز در این جلسه می‌خواهیم برای موضوع افزایش فروش سازمان می‌خواهیم تصمیم بگیریم یا این جلسه یک جلسه ایده پردازی برای یافتن راههای افزایش فروش است و در جلسه بعد می‌خواهیم تصمیم بگیریم.

 

  1. حتماً ساعت تایمر دار داشته باشید

توصیه می‌کنم برای زمان بندی جلسات، یک ساعت تایمردار دارای صدا زنگ بلند!!! داشته باشید. با این کار می‌توانید به زمان‌بندی جلسه متعهد باشید. برای این کار می‌توانید از نرم افزارهای خاص زمان بندی که در تمام رایانه‌ها موجود است هم استفاده کنید.

  1. وجود یک نوشته راهنما در معرض دید همگان

سرخط موضوعات مورد صحبت باید در معرض دید همگان باشد. با این کار اگر کسی از موضوع یا زمان در نظر گرفته شده خارج شد می‌تواند سریعاً به موضوع اصلی باز گردد.

بسیار ضروری است در محل جلسه از ابزارهای ارائه مانند ویدیو پرژکتور استفاده شود تا صحبت‌های افراد با موارد بصری و تصویری همراه شود و تمرکز جمع بالارود ولی در صورت نبودن این سیستم استفاده از یک تخته وایت برد هم راهگشا است. اگر تخته هم نبود برگه دستور جلسه را به تعداد افراد تکثیر و در اختیار افراد قرار دهید.

 

  1. در دعوت افراد به جلسه حداکثر وسواس را به خرج دهید

تعداد افراد حاضر در یک جلسه و نقش‌های ایشان بر روند جلسه و نتایج آن بسیار تأثیر گذار است. گاهی دیده می‌شود برای افزایش اعتبار، تعداد افراد زیادی را به جلسه دعوت می‌کنند ولی برخی از این افراد هیچ نظر و ایده‌ای در مورد موضوع جلسه ندارد و حتی تمایل به گوش دادن به صحبت افراد دیگر هم ندارند.

 

  1. آخر جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم

در انتهای جلسه باید صورت جلسه نوشته شود که انجام شود کل جلسه شکل گرفته تقریباً وقت تلف کنی است.

صورت جلسه نوشته‌ای است شامل افراد حاضر در جلسه، زمان و مکان جلسه، خلاصه مباحث صورت گرفته به همراه نام فردی که آن بحث را مطرح کرده است، تصمیماتی که در جلسه گرفته شد و برنامه‌هایی برای جلسه بعد.

باید مواردی که قرار است انجام شود با جزییات کامل و همراه با نام فرد یا افرادی که مسئول انجام این کار هستند یادداشت شود.

همین طور باید تاریخ دقیقی برای کار مذکور در نظر گرفته شود و اینکه چه فردی مسئول پیگیری این موارد است.

مثال: نوشتن طرح اولیه برنامه ریزی منابع انسانی نهایتاً تا پایان آذرماه توسط آقایان ….. و پیگیری کننده آقای ….

پیشنهادات ما برای صورت جلسات

  • آنچه مهم‌تر از نوشتن از صورت جلسه است، عمل به موارد آن است. اگر فرد یا افرادی مسئول پیگیری تصمیمات اخذ شده در جلسه نباشند، نوشتن صورت جلسه بی فایده است.
  • حتماً برگه صورت جلسه را اسکن و در محلی برای نگهداری کنید. اگر هم اسکنر ندارید می‌توانید از موبایل استفاده کنید.
  • توصیه می‌شود صورت جلسه در همان جلسه نوشته شود و همه حاضرین آن را امضا کنند. معمولاً بعد از پایان جلسه فردی قرار است صورت جلسه را بنویسد که اگر هم در زمان مشخص این کار را انجام دهد ممکن برخی حاضرین در دسترس ایشان نباشند و حتی از این مسئله آگاه نشوند.
  • درست است که نوشتن صورت جلسه بر عهده دبیر جلسه است ولی تمامی حاضرین باید در انتهای جلسه صورت جلسه را مطالعه کنند و اگر موردی از قلم افتاده بود آن را اضافه کنند.
  • یک فرمت صورت جلسه برای جلسات خودتان تدوین کنید و چندین نسخه خام آن را نگهداری کنید و همیشه از این فرمت استفاده کنید.
  • از نوشتن مطالب کلیشه‌ای و غیر مرتبط خودداری کنید. مثلاً ” در ابتدای جلسه حاضرین فرا رسیدن عید نوروز را تبریک گفتند و با هم احوال پرسی نمودند”

 

اگر در این زمینه ایده یا تجربه‌ای دارید حتماً در بخش نظرات پایین همین صفحه یادداشت بفرمایید.

و اگر مطلبی در این زمینه برای شما سؤال هست، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه زیر سؤال خودتان مطرح بفرمایید تا اعضاء تیم تولید محتوای سایت سؤالات پرتکرار را در نوشته‌های مجزایی پاسخگویی نمایند.

درخواست مطلب آموزشی

 

 

در انتها یک نمونه ساده از صورت جلسه تقدیم حضورتان می‌گردد.

 

 

 

 

 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.